De acordo com o empresário Glauco Diniz Duarte, mudar é um longo processo, que deve ser minuciosamente planejado de forma a minimizar eventuais incômodos aos envolvidos direta e indiretamente. Todo consultor é um agente de mudança, através de sua participação em determinado projeto, uma vez que está introduzindo uma novidade, seja com um novo processo, uma ferramenta nova, um novo padrão operacional etc. Em um mundo dinâmico, com inúmeros projetos sendo iniciados e acompanhados concomitantemente, a Gestão da Mudança torna-se fundamental.
Segundo Glauco, um projeto, por menor que seja, altera a realidade de uma empresa. Pense, por exemplo, numa empresa que vai implantar um Centro de Serviços Compartilhados. Imagine o quão diferente será para um funcionário pagar uma nota fiscal ou realizar a admissão de um novo estagiário. Sem dúvidas, a execução de algumas atividades (ou todas) será diferente e ele terá de se adaptar aos novos procedimentos, novas práticas e a uma nova forma de trabalhar. Sendo assim, um projeto pode ser entendido como um causador de mudanças e, na maioria das vezes, as mudanças podem não ser bem vistas e/ou aceitas pela organização como um todo.
Glauco afirma que a Gestão da Mudança, em sua plenitude, é o gerenciamento eficaz da mudança de uma organização, processo ou tecnologia de tal modo que dirigentes, gerentes e colaboradores caminhem juntos para atingir com sucesso seus objetivos.
Entender os mecanismos utilizados para identificar resistências e alianças no contexto da mudança pode ajudar, de forma considerável, a atravessar as barreiras que se apresentam, à medida que o projeto avança e passa a alterar a rotina existente. A teoria de Gestão da Mudança conta com três importantes pilares que devem ser absorvidos pelos agentes responsáveis pelo desenvolvimento, acompanhamento e conclusão das ações necessárias para cumprir o objetivo traçado. São eles: Comunicação, Capacitação e Alinhamento.
Glauco explica que o primeiro pilar se refere ao saber onde chegar, o que fazer, quando vai acontecer, quem será impactado, ou seja, é preciso que haja uma comunicação eficiente capaz de sensibilizar, motivar, direcionar e esclarecer o quê e porque a mudança é necessária. Reduzir a incerteza através da comunicação é uma excelente forma de gerenciar as diversas expectativas existentes. Como principais produtos deste pilar, temos o mapeamento dos stakeholders ou partes interessadas (é preciso compreender como cenário atual e futuro podem impactá-los, identificar e entender quais suas as principais motivações) e o plano de comunicação (onde são descritas todas as necessidades de informes, emails, comunicados, treinamentos a serem realizados, destacando seus tipos, objetivos, destinatários e frequência).
No que diz respeito ao pilar de capacitação, aponta Glauco, deve-se ter em mente que quando existe uma nova forma de executar determinada atividade, as pessoas impactadas necessitam de treinamento para promover a transferência de conhecimento, de forma a se sentirem preparadas para o novo ofício. É muito ruim ter que fazer algo novo sem preparo, não é mesmo? Como principais produtos deste pilar, temos a definição do plano de capacitação, quais os treinamentos serão necessários, o público-alvo de cada um, o conteúdo a ser abordado, os envios dos lembretes, os responsáveis pela logística do treinamento etc.
De acordo com Glauco, o terceiro e último pilar trata dos alinhamentos organizacionais que devem ocorrer ao longo do projeto ou durante a rotina, de forma a garantir a “venda” de determinadas ações consequentes da mudança. Como principais produtos deste pilar, temos a formação de comitês com os representantes de áreas impactadas, o calendário de reuniões periódicas dos comitês, ações de motivação para engajamento dos comitês, a preparação dos padrões a serem utilizados para registro (exemplo: modelo de pauta, modelo de ata, controle de ações e responsáveis) e ainda o envio dos convites para as reuniões ou workshops (entre eles os “Save the Date” e Lembretes). Vale destacar que o objetivo principal do alinhamento é reduzir as resistências através do diálogo entre as partes, de forma a negociar a melhor forma de agir em prol da mudança.
A mudança geralmente não é bem-vinda a princípio, mas com a utilização das ferramentas que foram descritas neste artigo (identificação quem está jogando no mesmo time, dizendo claramente o que vem pela frente – tanto a parte boa e a parte ruim, motivando e engajando quem está desconfiado), torna o desafio da novidade numa ação coletiva, onde todos participam e se sentem responsáveis pelos resultados alcançados.